Rekisteriseloste ja tietosuoja
Rekisteriseloste
Tuusulan kunta kunnioittaa yksityisyyttäsi eikä luovuta henkilötietoja muille. Rekisterinpitäjänä toimii Tuusulan kunnan konsernipalvelut, kirjaamo@tuusula.fi.
Tietosuojalauseke
Päivitetty 13.3.2019
Tuusulan kunta on sitoutunut suojaamaan sähköisten palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014), Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tämä tietosuojalauseke selittää, kuinka käyttäjien henkilötietoja käsitellään tarjotuissa palveluissa.
Käyttämällä kunnan tarjoamia sähköisiä palveluita, käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen asettamat ehdot. Mikäli käyttäjä ei halua hyväksyä kyseisiä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää näiden ehtojen alaisia palveluita. Pyydämme tutustumaan ehtoihin huolella.
Nämä ehdot koskevat tarjoamaamme osallistumisjärjestelmää, joka on käytettävissä osoitteessa osallistu.tuusula.fi.
1. Rekisterin pitäjä
Rekisterinpitäjä: Tuusulan kunta, 0131661-3
Rekisterinpitäjän osoite: PL 60, 04301 TUUSULA
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Tiina Hakkarainen (tietosuojavastaava), tiina.hakkarainen@tuusula.fi, 040 318 2753
Pyydämme ensisijaisesti ottamaan yhteyttä edellä esitettyyn osoitteeseen postitse tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@tuusula.fi henkilötietoja tai tietosuojaselostetta koskevissa kysymyksissä.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietoja osallistumisjärjestelmän käyttäjiltä. Henkilötietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen ja toimittamiseen sekä yhteydenpitoon palvelua koskevissa asioissa. Voimme myös kerätä palvelun käyttäjistä seurantatietoja, joiden avulla kartoitamme palvelun käyttöaktiivisuutta ja pyrimme parantamaan palvelua.
3. Rekisterin tietosisältö
Keräämme palvelun yksityisiltä käyttäjiltä seuraavat tiedot:
- Sähköpostiosoite
- Nimi
- Henkilötunnus
- Postinumero
Keräämme palvelun organisaatiokäyttäjiltä seuraavat tiedot:
- Sähköpostiosoite
- Nimi
- Organisaation nimi
- Organisaation asiakirjanumero
- Organisaation puhelinnumero
Mikäli palvelun tuottamisen kannalta on tärkeää saada lisää tietoja käyttäjistä, käyttäjiä voidaan pyytää myöhemmin täydentämään tietojaan palvelussa. Tällaisissa tilanteissa päivitämme tietosuojalausekettamme ja ilmoitamme käyttäjille asiasta.
4. Tietojen keräystapa
Keräämme tiedot käyttäjältä palvelun rekisteröitymisen yhteydessä. Käyttäjä syöttää henkilötietonsa verkkolomakkeelle palveluumme rekisteröityessään, jolloin on myös selkeästi nähtävissä, mitä tietoja käyttäjästä kerätään.
Käyttäjät voivat rekisteröityä ja kirjautua palveluun kolmannen osapuolen palveluiden kautta. Tällöin käyttäjän tulee vahvistaa kolmannen osapuolen palvelussa käyttöoikeus niille tiedoille, joita käyttäjistä halutaan kerätä. Palveluun voi kirjautua seuraavilla kolmannen osapuolen palveluilla, joista käyttäjän tietoja voidaan ladata käyttäjän annettua siihen suostumuksensa:
Tietoja palveluun voidaan kerätä myös yleisistä tapahtumista sekä Tuusulan kunnan sisäisistä tapahtumista, joissa palvelussa esitettyjä sisältöjä käsitellään.
Käyttäjät voivat halutessaan antaa tietonsa kunnan työntekijälle paperilomakkeella, joka kirjaa käyttäjän tiedot ja äänestysvastaukset järjestelmään. Paperilomakkeet tuhotaan heti kun tiedot on syötetty järjestelmään.
5. Tietojen tallennus ja suojaaminen
Käyttäjien antamat tiedot tallennetaan palvelun palveluntarjoajan, Mainio Tech Oy:n, palvelinympäristöön. Tähän palvelinympäristöön on tekninen pääsy ainoastaan kyseisellä palveluntarjoajalla tai sen edustajilla. Palvelun palveluntarjoaja on sitoutunut pitämään hyvää huolta asiakkaidensa tietoturvasta ja siitä, että ulkopuoliset eivät pääse käsiksi järjestelmän tietokannan tietoihin.
Pääsy palvelinympäristön fyysiseen tilaan, jossa palvelimet sijaitsevat, on rajattu ainoastaan palvelinympäristön palveluntarjoajan valtuuttamille henkilöille. Kyseinen palvelinympäristö sijaitsee suojatussa ja valvotussa ympäristössä, jotta luvaton pääsy voidaan estää.
Palvelun palveluntarjoajan yhteystiedot ovat saatavilla heidän internet-sivustonsa kautta osoitteessa www.mainiotech.fi.
Tietoihin pääsee käsiksi myös palvelun hallintakäyttöliittymän kautta. Hallintakäyttöliittymään pääsy edellyttää käyttäjätunnuksia järjestelmään, joita hallinnoidaan rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan yhteistoiminnassa. Pidämme huolen tietoturvan perusedellytyksien mukaisesti, että hallintakäyttäjätunnukset ovat suojattu vahvoilla salasanoilla. Pidämme myös sisäisesti yllä tietoa siitä, kenelle hallintakäyttäjätunnuksia on luovutettu.
Tiedot siirtyvät käyttäjien selaimien ja palvelun välillä TLS-protokollalla suojatun tietoliikenneyhteyden kautta, joka takaa tietojen luotettavan siirron tietoverkon yli palveluun. Vastaavaa teknologiaa tietoliikenteen suojaamiseksi hyödynnetään esimerkiksi verkkopankeissa.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Henkilötietojanne voidaan siirtää toisiin palveluihin tai toisten yritysten haltuun seuraavin ehdoin:
- Mikäli palvelun tuottamisen kannalta on perusteltua, palvelun käyttäjien tietoja voidaan siirtää toisten palveluntarjoajien järjestelmiin palvelun tuottamiseksi. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi sähköpostien lähettämiseen käytettävät ohjelmistot.
- Tietoja voidaan siirtää toisille yrityksille, mikäli palvelun tuottaminen niin vaatii. Tällaisessa tapauksessa henkilötietoja voidaan siirtää esimerkiksi tietoturvapalveluita tarjoavan yrityksen haltuun.
- Palvelun palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietojanne toisen palveluntarjoajan palvelimelle tai toiseen fyysiseen sijaintiin, mikäli se on perusteltua palvelun ylläpidon kannalta.
- Mikäli rekisterinpitäjä vaihtaa palveluntarjoajaa, rekisteriin kirjatut tiedot siirtyvät uuden yrityksen haltuun. Tässä tilanteessa palvelun ylläpitovastuu siirtyy toiselle yritykselle ja tästä informoidaan käyttäjiä.
- Palveluntarjoajan yritystoiminnan yhdistymisen tai myynnin yhteydessä rekisteriin kirjatut tiedot siirtyvät uuden yrityksen haltuun. Tässä tilanteessa palvelun ylläpitovastuu siirtyy toiselle yritykselle ja tästä informoidaan käyttäjiä.
Pidämme huolen, että kaikki yritykset, joiden haltuun henkilötietoja siirretään, ovat sitoutuneita henkilötietojen suojaamiseen ja käsittelyyn tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Siirrettäessä tietoa toisen yrityksen haltuun, annamme kyseisille yrityksille oikeuden käsitellä tietoja ainoastaan tarjotun palvelun tuottamiseksi. Kolmansien osapuolien tietojen käsittely myös rajoittuu ainoastaan palvelun tuottamiseen, eli tietojen omistusoikeus ei näissä tapauksissa siirry muiden yritysten tai palveluntarjoajien haltuun.
Käyttäjien henkilötietoja ei siirretä palvelun tuottamiseksi EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. On kuitenkin mahdollista, että esimerkiksi verkkoteknisistä syistä käyttäjien tiedot sijaitsevat väliaikaisesti EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
7. Evästeet
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selaimenne tallentaa tietokoneellenne ja jotka lähetetään palveluun jokaisen vierailunne yhteydessä. Palvelu hyödyntää evästeitä käyttäjän istunnon tunnistamiseen. Istuntojen avulla eri käyttäjät erotetaan toisistaan. Palvelun käyttö edellyttää evästeiden sallimista selaimesta.
Palvelun kautta myös kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän selaimeen. Tällaisia palveluita voidaan hyödyntää esimerkiksi käyttäjien yksilöimättömään seurantaan palvelussa.
8. Oikeudet
Henkilötietolain (523/1999) asettamin rajoin tietonsa antaneella on oikeus tarkastaa, mitä itseään koskevia tietoja rekisteriin on talletettu, vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista sekä kieltää rekisterin pitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
9. Muutokset
Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta tarvittaessa. Ilmoitamme muutoksista palvelun käyttäjille päivittämällä tämän tietosuojalausekkeen alussa esiintyvää päivämäärää. Mikäli muutokset vaikuttavat olennaisesti kerättäviin tietoihin tai kerättävien tietojen käsittelyyn, ilmoitamme muutoksista käyttäjille sähköpostitse niiltä osin, kun muutokset heitä koskevat.